Sherpany Meeting Management Software
Sitzungen, Entscheidungen und Nachverfolgung
- alles auf einer Plattform
Schlechte Meetings sind der Fluch der Unternehmenswelt
Jeder hasst schlechte Meetings. Die Teilnahme an zu vielen Meetings kann sehr anstrengend und ermüdend sein. Sowohl die Produktivität als auch die Qualität leiden, wenn die Mitarbeiter abschalten, demotiviert werden und wertvolle Zeit für die Arbeit verlieren.
Daher überrascht es kaum, dass Manager in einer Umfrage angaben, 83 % der Besprechungen in ihrem Kalender seien unproduktiv oder dass Fachleute Besprechungen als den “Produktivitätskiller Nummer eins im Büro” bezeichneten. Trotzdem kämpfen viele weiterhin damit.
Oft höre ich, zu viele schlechte Meetings zu haben, sei das Problem. Keine Überraschung für viele. Aber es ist noch schlimmer: Viele Menschen tragen auch selbst dazu bei. Die meisten von ihnen sind sich dessen noch nicht einmal bewusst.
Merkmale schlechter Meetings
Wann empfinden Sie ein Meeting als schlecht? Für mich ist ein Meeting ein schlechtes Meeting:
- Wenn Zeit vergeudet wird, weil die Teilnehmer nicht vorbereitet sind.
- Die Besprechungen haben keine richtige Tagesordnung.
- Niemand schreibt sich Notizen.
- Die Teilnehmer sind nicht sehr interessiert sind und passen nicht auf.
- Die Teilnehmer unterbrechen sich ständig gegenseitig.
- Wenn eine große Anzahl von Personen an der Besprechung teilnimmt (6 sind schon ziemlich viel).
- Und das Schlimmste ist, dass jeder Agendapunkt mit “Lasst uns das mal diskutieren” eingeleitet wird.
Zu viele Meetings führen zu hohen Kosten
- 15 % der kollektiven Zeit einer Organisation wird in Besprechungen verbracht — ein Prozentsatz, der seit 2008 jedes Jahr gestiegen ist.
- 67% der Meetings werden von Führungskräften als gänzlich gescheitert beurteilt
- Manager verbringen durchschnittlich 35% ihrer Zeit in Meetings. Das sind mehr als 23 Stunden pro Woche.
- Das obere Management verbringt sogar 50 % seiner Zeit in Besprechungen.
- Mitarbeiter verbringen bis zu 4 Stunden pro Woche mit der Vorbereitung von Besprechungen zum Statusupdate
- 65% geben an, dass Meetings sie daran hindern, ihre Arbeit zu erledigen.
- Schätzungen zufolge entstehen durch schlecht organisierte und unproduktive Meetings den Unternehmen allein in Deutschland ein Schaden in Höhe von 65 Milliarden Euro im Jahr.
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Mittel gegen schlechte Meetings
Die Effizienz von Meetings kann man mit einer Meetingmanagement-Software von Sherpany optimiert werden. Sherpany unterstützt effektive Prozesse und fördert eine agile Meetingkultur:
Vor dem Meeting
Sherpany ermöglicht den Sitzungsteilnehmern den sicheren Zugriff auf vertrauliche Geschäftsdokumente, um sich einfach auf das Meeting vorzubereiten. Die Software vereinfacht auch den Austausch unter den Teilnehmern.
- Der Administrator der Sitzung (z.B. ein Sekretär) erstellt ein Meeting in nur drei Minuten und verteilt alle Materialien digital und sicher, ohne sie drucken zu müssen.
- Führungskräfte greifen von jedem Gerät aus (und auch offline) auf alle notwendigen Dokumente zu, machen Anmerkungen wie auf Papier und markieren wichtige Informationen.
- Sherpany ermöglicht eine verbesserte Zusammenarbeit: Die Teilnehmer nehmen Diskussionen vorweg, bitten um Klärung und treffen Entscheidungen, noch bevor das Meeting beginnt.
Während des Meetings
Sherpany ermöglicht es den Teilnehmern, sich voll auf die Themen zu konzentrieren,
die ihre Präsenz und ihren Beitrag erfordern:
- Mit einem einfachen Klick erhalten alle Teilnehmer einen einfachen Überblick über das diskutierte Thema, haben alle ihre bisherigen Anmerkungen zur Hand und können sich weitere Notizen machen.
- Die Teilnehmer stimmen individuell mittels digitaler Umlaufbeschlüsse über Entscheidungen ab.
- Der Administrator des Meetings verwendet für das Sitzungsprotokoll eine Vorlage, die bereits automatisch alle Punkte der Agenda enthält. Damit spart er viel Zeit und kann sich besser auf die Diskussion konzentrieren.
Nach dem Meeting
Sherpany ermöglicht den Teilnehmern einen ganzheitlichen Überblick über alle
Entscheidungen und damit verbundenen Aufgaben:
- Sitzungsprotokolle können mit einem einzigen Klick genehmigt werden, was wertvolle Gruppenzeit in Meetings erspart.
- Die Software archiviert automatisch alle Dokumente und Notizen, so dass Führungskräfte auch nach mehreren Jahren frühere Entscheidungen leicht verfolgen können. Dies verbessert die Corporate Governance eines Unternehmens.
- Entscheidungen werden schneller in die Tat umgesetzt, da die Teilnehmer Entscheidungen und dazugehörende Aufgaben in einem einzigen Tool verwalten, planen und überprüfen können.
Ergebnis
Sherpany unterstützt effektive Prozesse und fördert eine agile Meetingkultur.
Damit sparen Unternehmen bis zu 50 % Zeit während der Vorbereitung von
Meetings. Führungskräfte bereiten sich auch besser auf Meetings vor, treffen
bessere Entscheidungen und sehen bessere Ergebnisse.
Das, was oben unter “Merkmale schlechter Meetings” geschrieben wurde, wird eliminiert.
Bitte sprechen Sie mich an, wie Sie Sherpany in Ihrem Unternehmen einsetzen können.
